POMONI® Rekisteri- ja tietosuojaseloste
1 YLEISTÄ
Tämä on Pomoni Oy:n (jäljempänä ”Pomoni”) henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
Tätä tietosuojaselostetta sovelletaan kaikkiin Pomonin tarjoamiin palveluihin. Asiakkaiden henkilötietojen ohella tätä tietosuojaselostetta sovelletaan myös mahdollisten asiakkaiden henkilötietojen käsittelyyn, jotka ovat kiinnostuneita palveluista. Tietosuojaselostetta sovelletaan Pomonin yritysasiakkaiden ja palvelun loppuasiakkaiden henkilötietojen käsittelyyn.
”Henkilötiedoilla” tarkoitetaan kaikkia luonnollista henkilöä (”rekisteröity”) koskevia tietoja, joista henkilö voidaan suoraan tai epäsuorasti tunnistaa, siten kuin tietosuojalainsäädännössä on määritelty.
2 REKISTERINPITÄJÄ
Pomoni Oy (y-tunnus: 3246015-9), Pulteri 2, 20660 Littoinen
3 REKISTERISTÄ VASTAAVA YHTEYSHENKILÖ
Sanna Nurmi, sanna.nurmi@pomoni.fi
4 REKISTERIN NIMI
Pomoni Oy:n rekisteri ja tietosuojaseloste
5 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN PERUSTE JA TARKOITUS
Henkilötietojen käsittely perustuu Pomonin oikeutettuun etuun, sopimukseen tai muuhun asialliseen yhteyteen. Henkilötietojen käyttötarkoitus on Pomonin ja sen yritysasiakkaiden ja palvelun loppuasiakkaan välisen asiakassuhteen hoitaminen, ylläpito, kehittäminen, analysointi, tilastointi ja asiakasviestintä sekä lakisääteisten velvoitteiden, kuten vero- ja kirjanpitovelvoitteiden, täyttäminen.
Pomoni voi ulkoistaa henkilötietojen käsittelyä palveluntarjoajille, jolloin Pomoni varmistaa riittävillä sopimusvelvoitteilla, että henkilötietoja käsitellään tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
6 REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
Rekisteriin tallennettavia yritysasiakkaan ja palvelun loppukäyttäjän tietoja ovat:
Yritysasiakkaan tiedot: yritys, yhteyshenkilön nimi, asema yrityksessä/organisaatiossa, osoite, puhelinnumero sekä sähköpostiosoite.
Palvelun loppukäyttäjän tiedot: yritys, nimi, asema yrityksessä/organisaatiossa, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite.
Palvelun loppukäyttäjän itse tuottama sisältö kartoitus- ja asiakaskyselyihin sekä hänen itsestään oma-aloitteisesti antamat lisätiedot kuten asiakkuuteen liittyvät toiveet, tyytyväisyystiedot, arkaluonteiset tiedot (kuten terveystiedot), kiinnostuksen kohteet, harrastustiedot tai muut vastaavat tiedot.
Www-sivustojen osoitteet, tunnukset/profiilit sosiaalisen median palveluissa
IP-osoitteisto, evästeet tai muu tunniste
Tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista sekä palveluiden kehittäminen
Laskutustiedot
Henkilötietojen antaminen on pääasiassa välttämätöntä Pomonin ja asiakkaan välisen sopimukseen ja lainsäädäntöön perustuvien velvoitteiden hoitamiseksi sekä Pomonin palveluiden tuottamiseksi ja toimittamiseksi, ja asiakas- ja liikesuhteiden hoitamiseksi. Mikäli asiakas ei anna tarvittavia henkilötietoja, esimerkiksi sopimuksen tekeminen tai toteuttaminen taikka lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen voivat estyä.
7 HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA
Pomoni käsittelee henkilötietoja asiakas- ja sopimussuhteen voimassaolon ajan sekä tarpeellisen ajan asiakas- ja sopimussuhteen päättymisen jälkeen.
Pomoni säilyttää henkilötietoja niin pitkään, kuin on tarpeellista tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, ellei lainsäädäntö velvoita säilyttämään henkilötietoja pidempään (esimerkiksi erityislainsäädäntöön, kirjanpitovelvoitteisiin tai raportointivelvollisuuksiin liittyvät vastuut ja velvoitteet). Pomoni voi säilyttää tietoja pidempään, jos niitä tarvitaan esimerkiksi oikeusvaateen esittämiseksi tai oikeusvaateelta puolustautumiseksi taikka vastaavan erimielisyystilanteen selvittämiseksi. Pomoni poistaa yksilöivät henkilötiedot 24 kuukauden kuluttua sopimussuhteen päättymisestä, ellei asiakas ole aiemmin pyytänyt poistamaan tietoja kohdassa 11 ja 12 esitetyn mukaisesti, tai erikseen pyydä säilyttämään tietoja palvelun toteutumisen seurantaa varten.
Pomoni säilyttää markkinointia varten tarpeellisia henkilötietoja niin pitkään, kun asiakas on markkinoinnin kohteena, eikä ole vastustanut henkilötietojen käyttämistä markkinointia varten.
8 SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Pomoni kerää rekisteriin tallennettavat tiedot säännönmukaisesti asiakkaalta itseltään palveluiden tilaamisen tai muun yhteydenpidon sekä sopimuksen solmimisen yhteydessä ja sopimuksen aikana saaduista tiedoista. Lisäksi Pomoni voi saada tietoja www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.
9 SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOJEN LUOVUTUKSET JA TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE
Pomoni ei luovuta asiakastietoja markkinointitarkoituksiin muille tahoille ilman asiakkaan suostumusta.
Henkilötietoja voidaan luovuttaa niille yhteistyökumppaneille, joiden kanssa Pomoni hallinnoi ja toteuttaa projekteja asiakkaalle, sekä viranomaisille lainsäädännön velvoittamissa ja oikeuttamissa tilanteissa. Pomoni voi joutua hätätilanteissa tai muissa yllättävissä tilanteissa luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja ihmisten hengen ja terveyden sekä omaisuuden suojaamiseksi. Lisäksi Pomoni voi joutua luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja, mikäli yritys on osallisena oikeudenkäynneissä tai muissa riidanratkaisuelimissä tapahtuvissa menettelyissä.
Tietoja ei säännönmukaisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Tietoja voidaan kuitenkin siirtää tai luovuttaa Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle lain sallimin tavoin, mikäli tiedot siirretään maahan, jossa Euroopan komissio on todennut tietosuojan tason olevan riittävä, tai sopimusjärjestelyin voidaan taata tietosuojan riittävä taso. Siirto EU:n ulkopuolelle voi väliaikaisesti tapahtua myös erilaisten pilvipalvelujen käyttämisen yhteydessä, kuten esim. OneDriven, Google Analyticsin, iCloudin tai Dropboxin yhteydessä.
10 KUVAUS REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEISTA
Pomoni noudattaa rekisterin käsittelyssä huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, Pomoni huolehtii laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta asiaankuuluvasti. Pomoni huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
11 REKISTERÖIDYN OIKEUDET
Rekisteröidyllä on alla kuvatut oikeudet:
Oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin
Oikeus peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen
Oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset tai henkilötiedot sekä oikeus saada puutteelliset tiedot täydennettyä
Oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, jos sovellettavan tietosuojalainsäädännön edellytykset täyttyvät. Rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on esimerkiksi velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista
Oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos sovellettavan tietosuojalainsäädännön edellytykset täyttyvät
Oikeus saada itseään koskevat henkilötiedot, jotka rekisteröity on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle sen rekisterinpitäjän estämättä, jolle henkilötiedot on toimitettu, jos sovellettavan tietosuojalainsäädännön edellytykset täyttyvät
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta.
12 YHTEYDENOTOT
Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä sanna.nurmi@pomoni.fi. Pomoni voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.
13 MUUTOKSET TIETOSUOJASELOSTEESEEN
Pomoni kehittää jatkuvasti palveluitaan ja tämän johdosta voi ilmetä tilanteita, joissa voidaan joutua muuttamaan ja päivittämään tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Pomoni suosittelee tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.
Tietosuojaseloste on julkaistu 19.1.2022 versiona 1.0.