Johtaja, näin hallitset kuuntelemisen ja kysymisen taidot

Kuvittele palaveri, jossa tiimiläisesi kertoo näkökulmaansa. Hetken päästä huomaat, että mielesi juoksee jo edellä: mitä sanot seuraavaksi, mihin kysymykseen olisi hyvä tarttua tai että tämä asia pitäisi saada nopeasti maaliin. Keskeytät tai esität kolme kysymystä putkeen. Toisen puhe katkeaa ja tilanne menettää syvyyden.

Kuunteleminen – johtajan tärkein perustaito

Johtajana mallinnat kuuntelemisella koko työyhteisön kulttuuria: sitä, että jokaisella on lupa ja tila tulla kuulluksi. Pienet teot, kuten digitaalisten laitteiden siirtäminen syrjään, lyhyt nollaus ennen tapaamista tai se, että osoitat kuulleesi toisen sanoman katsekontaktilla ja tiivistämällä hänen ajatuksensa omin sanoin, vahvistavat viestiä: sinun sanasi merkitsevät.

Kysymys voi avata keskustelun, mutta se ei yksin riitä. Todellinen arvo syntyy siitä, mitä tapahtuu sen jälkeen. Kun maltat olla hiljaa ja kuunnella, annat toiselle mahdollisuuden pysähtyä, pohtia ja jäsentää ajatuksiaan loppuun asti.

Samalla teet palveluksen myös itsellesi. Kun et kiirehdi eteenpäin, huomaat helpommin, mikä olisi seuraava järkevä kysymys. Yksi kysymys kerrallaan ja sen päälle rakentuva kuuntelu luovat tilan, jossa toinen saa ajatella ääneen.

Se, minkä ihminen sanoo ääneen omin sanoin, sitouttaa ja jää mieleen vahvemmin kuin se, minkä hän vain kuulee sinun sanovan. Siksi varsinkin valmentavassa johtajuudessa yksi onnistumisen merkki on se, että suurimman osan ajasta äänessä on johdettava itse.

Hyvä kysymys avaa ajattelua

Kysymykset eivät ole pelkkiä sanoja. Ne ovat työkaluja, joilla johdat toisen ajattelua – joskus avaten uusia ovia, joskus ohjaten umpikujaan.

Se, mitä kysyt ja miten muotoilet kysymyksesi, kertoo aina, mitä pidät tärkeänä. Jos kysyt vain aikatauluista ja tuloksista, saat vastauksia aikatauluista ja tuloksista. Jos taas kysyt kokemuksista, ideoista ja huolista, annat luvan puhua myös niistä. Kysymykset rakentavat organisaation kulttuuria: se, mitä kysyt, alkaa määritellä sitä, mistä puhutaan ja mistä vaietaan.

Kysymyksillä on myös psykologinen vaikutus. Hyvä kysymys herättää ajattelun ja auttaa toista löytämään uusia näkökulmia. Huono tai syyllistävä kysymys saa puolustautumaan ja silloin ajattelu jähmettyy. Siksi kysymisen taito on sinulle ihmisten johtajana sekä arjen luovuutta että vastuullisuutta.

Kun kysyt yhden selkeän kysymyksen ja kuuntelet loppuun, päätökset selkiytyvät nopeammin, riskit tulevat näkyviin aiemmin ja ihmiset sitoutuvat valintoihin paremmin.

Kyse on ikään kuin rytmityksestä: taidosta kysyä säästeliäästi silloin, kun kuunteleminen riittää, ja uskallusta käyttää kysymyksiä apuna, kun ilmassa on jotain tärkeää, joka kaipaa tarkempaa sanoittamista.

3K-malli parempiin kysymyksiin

1. Kysymys kerrallaan.

Hyvä kysymys on lyhyt ja ymmärrettävä. Vältä moniosaisia kysymyksiä kuten: “Mitä mieltä olet uudesta järjestelmästä, mikä siinä toimii ja mitä pitäisi korjata?”Kokeile sen sijaan yhtä kysymystä:

• “Mitä mieltä olet uudesta järjestelmästä?”
• “Mikä toimii tässä ratkaisussa hyvin?”
• “Mitä haluaisit muuttaa, jos voisit?”

2. Kysy avoimesti.

”Miten sinä näet tämän?” avaa enemmän kuin “Oliko tämä hyvä vai huono?”.

3. Kysy vahvistaen.

Sanoita oma tulkintasi ja pyydä vahvistusta: “Ymmärsinkö oikein, että tämä huolettaa sinua?” Näin et jää omien oletustesi varaan.

Jos pelkäät unohtavasi kysymyksesi, kirjoita ajatus paperille ja kuuntele sitten loppuun. Näin et keskeytä vain siksi, että pelkäät unohtavasi. Olen itsekin kokenut, että kysymyksen tiivistäminen ei aina onnistu kerralla. Työnohjausasiakkaani tunnistavat kyllä, kun lipsahdan moniosaiseen kysymykseen. Silloin saatan naurahtaen sanoa: ”Odotahan vähän. Mietin sittenkin hetken ja printtaan kysymykseni uudelleen”.

Kysymykset kolmeen arkitilanteeseen

Kehityskeskusteluun: “Mikä on ollut sinulle merkityksellisintä työssäsi viime kuukausina?” tai “Missä haluaisit kehittyä seuraavaksi?”.

Kun suorituksessa on puutteita: “Mikä on tämän hetken suurin este sille, että pääsisit eteenpäin?” tai “Mitä tukea kaipaisit minulta?”.

Muutostilanteessa: “Mikä tässä muutoksessa huolettaa sinua eniten?” tai ”Missä näet eniten mahdollisuuksia?”.

Hyvät kysymykset ovat avoimia kysymyksiä ja alkavat usein M-kirjaimella: mitä, miten, millainen, mikä. Ne vievät keskustelua eteenpäin paremmin kuin kyllä/ei-kysymykset. Ne myös auttavat toista jäsentämään ajatuksiaan ja kertovat, että olet kiinnostunut hänen näkemyksistään.

Rauhallinen johtaja rauhoittaa tiimin

Kun pysähdyt kuuntelemaan ja maltat odottaa, rauhoitut itsekin. Hermostomme peilaavat toisiaan: hengitys, äänenpainot, ilmeet ja eleet tarttuvat. Jos kiirehdit ja keskeytät, toinen jännittyy. Kun maltat ja annat tilaa, toinen rauhoittuu. Tätä kutsutaan yhteissäätelyksi – arkisemmin sanottuna: rauhoitut itse, toinen rauhoittuu perässä.

Juuri siksi kuuntelemisen ja kysymisen taito on niin voimakas johtamisen työkalu. Ne vaikuttavat siihen, miltä yhdessä oleminen tuntuu.

Kuunteleminen ja kysyminen muodostavat keskustelun ytimen

Työnohjausasiakkaani ovat huomanneet omia kuuntelemisen ja kysymisen taitoja kehittäessään, että päätösten laatu paranee, koska vastaukset ovat syvempiä ja selkeämpiä. Nopeus kasvaa, kun asiat etenevät ilman turhaa rönsyilyä ja riskit tulevat näkyviin aiemmin.

Sitoutuminenkin vahvistuu, kun ihmiset saavat sanoa itse, mihin he sitoutuvat. Samalla luottamus ja organisaatiokulttuuri kehittyvät – johtajan tapa kuunnella ja kysyä leviää koko tiimiin. Ja ennen kaikkea vuorovaikutuksen laatu muuttuu: ilmapiiri rauhoittuu ja väärinymmärrykset vähenevät.

Melkoisia hyötyjä, eikö? Siksi kannustan sinua kysymään itseltäsi:

• Miten usein sinä kuuntelet ilman, että valmistelet jo seuraavaa kysymystäsi?
• Milloin viimeksi annoit keskustelulle tilaa ja odotit, että toinen saa ajatella rauhassa?
• Mitä tapahtuisi vuorovaikutukselle, jos esittäisitkin vain muutaman, hyvin muotoillun kysymyksen seuraavassa palaverissa ja kuuntelisit lopun aikaa?

Testaa 3K-mallia jo tänään ja kerro kommenteissa, mitä huomasit.

Jatketaan keskustelua – kuulen mielelläni, miten tämä resonoi. Ja jos haluat selkeyttää omaa johtamispolkuasi tai vahvistaa tiimisi johtajuutta, voin auttaa sinua.

sanna.nurmi@pomoni.fi tai https://pomoni.fi/ota-yhteytta