6 näkökulmaa menestyvän työyhteisön johtamiseen
Maailma ympärillämme muuttuu hämmästyttävää vauhtia. Digitalisaatio ja teknologian murros uudistavat pakottavalla tahdilla liiketoimintaa.
Kilpailijoiden toimet ja horjuva maailmantilanne vaativat organisaatioltasi ja sinulta johtajana oikeita liikkeitä yrityksesi henkiinjäämisen turvaamiseksi.
Äkkiseltään voisi ajatella, että rakenteet, säännöt ja prosessit tekevät organisaatioista kyvyttömiä reagoimaan riittävän nopeasti.
Suorituspaineiden moukaroidessa saattaa sinunkin tehdä mieli laittaa isompaa vaihdetta silmään, ja purkaa rakenteita ketteryyden kiihdyttämiseksi.
Toimivan työyhteisön rakentaminen on kuitenkin jatkuva ja ajassa elävä prosessi. Parhaimmat rakenteet, säännöt ja prosessit eivät jäykistä. Ne jäntevöittävät toimintaa ja auttavat saavuttamaan voittavia tuloksia.
Löydä tästä artikkelista raamit, joilla sinä ja organisaatiosi voitte onnistua. Mieti samalla mitä rakenteita kannattaa juuri nyt tuunata ja mistä luopua kokonaan.
Jokainen työyhteisö tarvitsee tuekseen tietyt kantavat rakenteet, jotta ihmiset voivat onnistua työssään ja toimia ammatillisesti.* Näin kirjoittaa kokenut organisaatiopsykologi ja johtamisen kehittäjä Pekka Järvinen kirjassaan Menestyvän työyhteisön pelisäännöt.
Järvisen mallissa toimiva työyhteisö tekee työtään talossa, jonka kattoa kannattelee kaaokselta kuusi peruspilaria:
Kattoa kannattelee kaaokselta kuusi peruspilaria:
- Työntekoa tukeva organisaatio
- Työntekoa palveleva johtaminen
- Selkeät töiden järjestelyt
- Yhteiset pelisäännöt
- Avoin vuorovaikutus
- Toiminnan jatkuva arviointi
Talon kivijalkaan on muurattu selkeä organisaation perustehtävä, joka on jokaisessa organisaatiossa omanlaisensa.
Menestyvän työyhteisön tunnistaa siitä, että se tarkastelee, kehittää ja arvioi toimintaansa perustehtävästä käsin. Ei siis kenenkään intresseistä, tottumuksista tai mieltymyksistä käsin, kuten hämmästyttävän monessa organisaatiossa tuntuu käyvän.
Perustehtävä vastaa kysymyksiin: Miksi olemme täällä? Keitä varten olemme täällä? Mikä tehtävä meillä on täällä?
Epätavallinen tarina erään organisaation perustehtävästä ajoittuu vuoteen 1961. Presidentti John F. Kennedy vieraili tuolloin NASAn avaruuskeskuksessa pitämässä puhetta.
NASAn käytäviä kulkiessaan hän näki siivoojan työssään. Presidentti pysähtyi kysymään siivoojalta mitä hänen työtehtäviinsä kuuluu. Vastaus oli muurattu kivijalkaan:
”Herra presidentti, autan lähettämään miehen kuuhun!”
Presidentti Kennedyn tavanneelle siivoojalle perustehtävä oli päivänselvä. Minkä arvelet tilanteen olevan teidän organisaatiossa?
Kantavat rakenteet suojaavat maailman myrskyiltä
Kirkas perustehtävä ei yksinään riitä luomaan menestyvää työyhteisöä. Myös työnteon edellytysten ja puitteiden, siis kantavien rakenteiden, on oltava kunnossa. Näin ihmiset voivat viihtyä, työt sujua ja yhteistyö pelata, vaikka maailma ympärillä välillä myrskyää.
Kun autonomiaa ja rakenteita on sopivassa suhteessa ja riittävästi tarjolla, voi lopputuloksena olla ammatillisesti toimiva, motivoitunut ja muutosjoustava työyhteisö.
1. Työntekoa tukeva organisaatio
Organisaation tehtävänä on luoda työpaikalle puitteet ja järjestelmät, jotka kytkevät kaikki yksilöt ja työvaiheet toisiinsa.
Nykypäivän monimutkaisissa toimintaympäristöissä on erityisen tärkeä miettiä, miten rakenteita voidaan tuunata tukemaan toimintojen ja yksikköjen yli tapahtuvaa, tavoitteellista yhteistyötä.
Koska organisaationne pyrkimyksenä on tuottaa arvoa asiakkaalle, useampi tiimi pitää saada toimimaan yhteistyössä.
Kysymys sinulle johtaja kuuluukin: Ohjaako tavoiteasetanta teillä ihmisiä katsomaan kohti omaa napaa vai pelaamaan yhteiseen maaliin?
2. Työntekoa palveleva johtaminen
Johtamisen tärkeä tehtävä on pitää huolta hyvistä työnteon edellytyksistä ja puitteista, jotta työ on sujuvaa. Yhtä tärkeää on varmistaa tasalaatuinen esihenkilötyö. Näin jokainen voi saada yhtä hyvää johtamista osakseen.
Myös johtamista on tärkeää johtaa. Kun esihenkilöt tietävät millaista johtamista heiltä odotetaan, on tehtävässä helpompi onnistua.
Ilman johtamisen malleja ja periaatteita syntyy pitkässä juoksussa kestämätöntä kaaosta. Jokainen esihenkilö johtaa silloin oman näkemyksensä, motivaationsa ja arvojensa mukaan.
Katsele ja kuuntele nyt ympärillesi. Palveleeko johtaminen teillä työntekoa vai työnteko johtamista?
3. Selkeät töiden järjestelyt
Jotta ihmiset voivat toimia tavoitteellisesti ja vastuullisesti, on jokaisella oltava selkeä käsitys omista tehtävistä ja vastuista. Samoin on oltava ymmärrys kollegan tehtävistä ja vastuista.
Filosofian Akatemian tutkija-valmentaja Frank Martelan* mukaan suurikin vapaus vaatii rinnalleen selkeät rajat: Mikä on minun roolini ja mitä minulta odotetaan? Missä kulkee se raja, jonka jälkeen tarvitsen päätökseeni esihenkilön hyväksynnän?
Kun tekemisen raamit ovat selkeät, voi mahdollisuus itsenäiseen päätöksentekoon olla Martelan mukaan innostuksen ja motivaation lähde.
Oma näppituntumani johdon ja esihenkilöiden työnohjaajana on, että epäselvyydet töiden järjestelyssä aiheuttavat hyvin usein yhteentörmäyksiä, turhautumista, tehottomuutta, stressiä ja ahdistusta.
Voit varmasti kuvitella, kuinka epäselvyydet töiden järjestelyissä suistavat ihmisiä ajan mittaan uupumukseen ja organisaatioita tehottomuuteen.
4. Yhteiset pelisäännöt
Tämän päivän vapautta ja vastuuta korostavassa työyhteisössä pelisääntöjen noudattamisen valvonta ei voi olla vain sinun harteilla, vaikka se esihenkilönä sinun ensisijaisella vastuulla onkin.
Pekka Järvisen mukaan toimivan työyhteisön tunnusmerkki on, että yhteisiä pelisääntöjä käydään läpi riittävän usein, niitä tarkennetaan ja luodaan uusia epäselviin tilanteisiin.
Harva haluaa kuitenkaan muistuttaa jatkuvasti omia vapauksia ottanutta kollegaa tai johdettavaa pelisäännöistä. Epämiellyttävää tehtävää vältellessä rehti ja oikeudenmukainen ilmapiiri alkaa rapautua, ja itsekeskeinen ilmapiiri lisääntyä.
Pian kärpäsestä tulee härkänen ja työyhteisö ajautuu kaaokseen, kuten erilaisiin väärinkäytöksiin ja laiminlyönteihin tai pahimmillaan laittomuuksiin.
Millaisia pelisääntöjä te olette rakentaneet helpottamaan yhteistä arkea? Miten niistä pidetään kiinni ja mikä saa teidät muokkaamaan niitä?
5. Avoin vuorovaikutus
Toimiva vuorovaikutus työpaikoilla tukee hyvinvointia ja tehostaa työn tuloksellisuutta.* Jokaisella on mahdollisuus vaikuttaa työyhteisön ilmapiiriin, ja vuorovaikutustaidoissa voivat ihan kaikki oppia paremmaksi.
Moni peräänkuuluttaa avoimuutta työyhteisössä, mutta usein jää epäselväksi mitä se itse kullekin tarkoittaa. Ihmisillä kun voi olla hyvinkin erilaisia käsityksiä avoimuudesta.
Pekka Järvisen ohjeet auttavat onnistumaan:
- Puhutaan työstä ja siihen liittyvistä asioista
- Puhutaan niiden kanssa, joita asiat kokevat
- Puhutaan rakentavasti
- Varmistetaan, että viesti on ymmärretty oikein
Avoimuuteen liittyy myös ajatus sitä, että on valmis asettamaan omat ajatuksensa, tietonsa tai toimintatapansa toisten kriittisen tarkastelun kohteeksi.
Se vaatii rohkeutta ja turvan tunteen kokemusta, jonka rakentamisessa sinulla esihenkilönä on erityisen tärkeä rooli.
Avoimuutta lisää, kun ymmärtää, että me kaikki haluamme tulla kuulluiksi, nähdyiksi ja arvostetuiksi toistemme silmissä ja mielissä.
Psykologi Ilona Rauhala kirjoittaa kirjassaan Keskustelun voima:
”Hyvän keskustelun kannalta keskeistä on kyky tuottaa toisille tätä kuulluksi, nähdyksi ja arvostetuksi tulemisen kokemusta. Tämä tapahtuu nimenomaan hyvän vuorovaikutuksen avulla. Siten, että kykenet keskustelussa olemaan sellainen osapuoli, joka saa toisen ihmisen puhumaan.
Että pystyt luomaan turvallisen olotilan, jossa toisen ihmisen tekee ylipäätään mieli puhua sinulle.”*
6. Toiminnan jatkuva arviointi
Oppiminen edellyttää pysähtymistä kaiken kiireen keskellä. Se edellyttää myös huomion tietoista suuntaamista omaan itseen sekä tiimin yhteistyötön ja käyttäytymiseen.
Harva työyhteisö malttaa kuitenkaan seisahtua tarkastelemaan säännöllisesti omaa toimintaansa oppiakseen ja kehittyäkseen työyhteisönä. Ei, vaikka sillä saattaisi saada merkittävän etumatkan kilpailijoihin nähden.
Pekka Järvinen arvelee kirjassaan, että arviointi koetaan usein pelottavaksi. Työyhteisön avoin ja ammatillinen keskustelukulttuuri saattaa hänen mukaansa olla myös vielä melko kehittymätöntä.
Organisaatiossa kaikkien esihenkilötyötä tekevien on välttämätöntä tarkastella omaa ja toisten asennetta sekä reagointitapaa mielipiteisiin, ideoihin tai kritiikkiin. Vähättely, tyrmäys tai mitätöinti muiden ajatuksia ja kokemuksia kohtaan sulkee ensin suut, ja lopulta kaiken kehittymisen.
Onko sinun tarpeen tarkastella, minkälaista esimerkkiä annat itse turvallisesta tavasta haastaa ja rohkaista avoimeen, aktiiviseen ja rakentavaan keskusteluun?
Kun autonomiaa ja rakenteita on sopivassa suhteessa ja riittävästi tarjolla, voi lopputuloksena olla ammatillisesti toimiva, motivoitunut ja muutosjoustava työyhteisö.
Rakenteet ovat rakkautta johtamisessa
Ammatillisesti toimivan työyhteisön rakentaminen on jatkuva ja ajassa elävä prosessi. Modernissa organisaatiossa rakenteet eivät jäykistä, vaan jäntevöittävät kestävällä tavalla toimintaa.
Ajattelen, että organisaatiossa vapaus ja rakenteet voivat elää rinnakkain. Kun suunta, johtaminen ja tekemisen raamit ovat riittävän selvät, todennäköisyys kaaoksen kehittymiselle kutistuu silmissä.
Sen sijaan organisaatio voi kohdentaa energiansa parhaalla tavalla kohti yhteisiä päämääriä, voida hyvin ja työskennellä motivoituneena.
Ihan kaikkia rakenteita ei siis kannata purkaa, mutta tuunata ketterästi sitäkin enemmän.
(*Jutussa käytetyt lähteet:
- Järvinen, Pekka: Menestyvän työyhteisön pelisäännöt. WS Bookwell Oy. Juva 2009.
- Rauhala, Ilona: Keskustelun voima. Otava. Helsinki 2020.
Haluatko tukea avainhenkilöitäsi onnistumaan tai kaipaatko sparria omaan johtajuuteesi?
Olen Sanna Nurmi, kokenut johtamistaitojen personal trainer ja palautumisvalmentaja. Tuon tolkkua epäselviin tilanteisiin ja kaistaa ajatusten kaaokseen.
Haluaisitko jutella kanssani lisää ja hymyillä viimeinkin enemmän? Laita viestiä tai soita numeroon 040 674 9470.
