Johtaja – Sinun ei tarvitse olla mestari vuorovaikutuksessa käydäksesi hyviä keskusteluja

Havahdutko johtajana usein siihen, että olet kuunnellut toista huonosti? Saatko itsesi kiinni keskeyttämästä toisia tämän tästä? Onko sinulla tapana neuvoa, opettaa ja esitelmöidä? Entä vaivaantua vaikeista aiheista?

Kuinka paljon panet painoarvoa keskustelutaidoillesi arjen kiireessä?  Siis niille taidoille, jotka vaikuttavat siihen, miten johtajana luot luottamusta ja sitoutat tiimiäsi, ratkaiset konflikteja ja ongelmia, innostat ja motivoit muita sekä kehität itseäsi ja organisaatiotasi.

Tässä kaksiosaisessa blogisarjassa avaan sinulle hyvän keskustelun neljä osataitoa, jotka ovat

• kyky kuunnella
• kyky puhua
• kyky säädellä omia impulsseja ja
• kyky luoda aineksista vastavuoroinen tapahtuma.

Lue lisää kahdesta ensimmäisestä, ja mieti mitä tekemällä kehität keskustelutaitojasi ihmisten johtajana.

Kyky kuunnella

Onko sinulla kyky tuottaa toiselle kuulluksi, nähdyksi ja arvostetuksi tulemisen kokemus roolista riippumatta? Osaatko luoda toiselle niin turvallisen olotilan, että hänen tekee ylipäätään mieli puhua sinulle?

Aloita pitämällä kiinni sovituista tapaamisajoista. Koita aikatauluttaa itsellesi pieni siirtymä esimerkiksi kokousten välille niin, että ennätät suunnata ajatuksesi tulevaan tapaamiseen. Kiireinen mieli ei ole läsnäoleva mieli.

Jos sinulta pyydetään spontaanisti keskusteluhetkeä, eikä sinulla ole siihen aikaa, on reilua sanoa se suoraan.

”Juuri nyt ei sovi, mutta kävisikö tunnin kuluttua?” on ehdottomasti parempi vaihtoehto kuin kärvistellä kiireessä puolella korvalla.

Ota tavaksi sulkea viestintälaitteet ja muut häiriötekijät ulottuviltasi. Saatat ehkä kuvitella pystyväsi pitämään silmäsi erossa alati vilkkuvasta puhelimen ruudusta, mutta mieli on utelias. Katseesi hakeutuu ruudulle salamannopeasti ja kykysi kuunnella keskeytyy. Toiselle syntyy kokemus, ettet arvosta häntä ja hänen asiaansa.

Koita välttää arvostelua tai olettamista, vaikka se tuntuisi välillä vaikealta. Pyri sen sijaan ymmärtämään toisen näkökulmaa ja kokemusta. Kultainen sääntö ”Kysy, älä oleta” pätee tässäkin.

Auta toista jatkamaan ajattelua ja sen sanoittamista ääneen. Tehokasta on sanoa: ”Kerro lisää”. Nyökkää, katso silmiin ja viesti, että kuulet ja olet kiinnostunut. Toista ja tiivistä toisen sanoma omilla sanoillasi – se antaa keskustelukumppanille mahdollisuuden korjata tai täsmentää kertomaansa.

Pohdi: Miten voisit kuunnella vielä keskittyneemmin?

Kyky puhua

Oletko koskaan kiinnittänyt huomiota siihen, minkälaista todellisuutta luot johtajana omalla kielenkäytölläsi?

Onko puheesi sävyltään enimmäkseen mollia vai duuria? Innostunutta vai lannistunutta? Entä onko huomiosi enemmän itsessäsi toisten sijaan?

Koska keskustelu etenee kielen varassa, on tärkeää huomioida tilanteen lisäksi keiden kanssa keskustelee ja mikä on oma rooli tilanteessa.

Johtajana saatat usein auttaa toista pohtimaan tai työstämään jotakin omaa asiaansa. Silloin on hyvä kiinnittää huomiota siihen, kuinka paljon itse käytät aikaa selittäessäsi tai kysyessäsi asioita. Olet ehkä huomannutkin, että lyhyet ja selkeät ilmaisut ovat tehokkaita.

On hyvä opetella kysymään yksi kysymys kerrallaan.

Useamman kysymyksen kysyminen kerrallaan hämmentää keskustelukumppaniasi, sillä hän ei oikein tiedä, mihin kysymykseen hänen pitäisi vastata. Kun sinä pysyttelet hiljaa, saa keskustelukumppanisi mahdollisuuden alkaa käsitellä aihetta.

Joskus auttaa, kun hengität syvään ja kysyt itseltäsi ”Mikä on se kysymys, jonka haluan kysyä?” ja sitten kysyt tuon kysymyksen.

Hyvään johtajuuteen kuuluu myös kunnioittava, kohtelias ja tilannetajuinen puhetapa. On hyödyllistä opetella ilmaisemaan omat ajatukset ja tunteet rakentavasti haastavissakin tilanteissa. Jos huomaan tämän olevan sinulle vaikeaa, kannattaa rohkeasti sparrailla asiasta esimerkiksi kollegan, työnohjaajan tai valmentajan kanssa.

Pohdi: Minkälaista todellisuutta sinä luot ympärillesi puheellasi?

Vuorovaikuttamisen taito on modernin johtajan tärkeä taito

Johtajana sinun on tärkeä tulla toimeen ihmisten kanssa, edistää yhteistoimintaa ja auttaa organisaatiota menestymään. Se edellyttää kykyä käydä hyviä keskusteluja – kysyä ja kuunnella, ja saada muut kuuntelemaan sinua.

Sinun ei kuitenkaan tarvitse olla mestari vuorovaikutuksessa käydäksesi johtajana hyviä keskusteluja. Halu harjoitella ja rohkeus pyytää palautetta auttaa eteenpäin.

Vuorovaikuttamisen taitoa voi kehittää läpi elämän.

Tärkeintä on, että aloittaa.

Blogissa käytetyt lähteet:

• Rauhala, Ilona: Keskustelun voima. Otava. Helsinki 2020.
• Dan Soback: Valmentava johtajuus. Opas voiman, viisauden ja myötätunnon herättämiseen. Basam Books. 2021.
• mielenterveystalo.fi
• Microsoft Copilot
• Kuvat DALL·E 3